Description secrétaire : fiche métier, salaire, formation

Le métier de secrétaire peut être exercé après une formation courte dans le cadre d’une reconversion professionnelle. Mais il est recommandé de suivre au moins deux ans d’études post Bac pour exercer ce métier. Mes Allocs vous explique quel est le parcours à suivre pour exercer ce métier ainsi que les évolutions de carrière.

Quel est le rôle d’une secrétaire ?

Aujourd’hui le poste de secrétaire est essentiellement occupé par des femmes. Le ou la secrétaire est en charge de du bon fonctionnement de l’entreprise.

Cela par la prise en charge de plusieurs charges, prises de rendez-vous, gestion des plannings, répondre aux appels.

Elle assiste l’ensemble des collaborateurs et employeurs d’une entreprise.

Les outils informatiques facilitent le quotidien de la secrétaire, mais le sens relationnel ainsi qu’une bonne élocution reste indispensable dans ce métier.

Selon la taille et le secteur d’activité de l’entreprise, il est recommandé de parler plusieurs langues.

Quelles sont les études/formations à suivre ?

Plusieurs parcours d’études vous permettent d’accéder au poste de secrétaire, vous pouvez suivre :

• Bac pro Gestion administration,
• Bac techno STMG,
• BTS Assistant de manager,
• BTS Assistant de gestion PME-PMI,
• DUT Gestion des entreprises et des administrations (GEA),
• DUT Gestion administrative et commerciale (GACO),
• Licence Administration et gestion des entreprises.

À noter : en cas de reconversion professionnelle, il est également possible de suivre une formation de courte durée sur plusieurs mois afin d’acquérir les compétences demandées.

Quelles sont les compétences requises ?

Dans un premier temps, des qualités rédactionnelles, d’écoute et une polyvalence sont indispensables pour exercer ce métier. Autrement dit, avoir des compétences administratives.

Le métier de secrétaire nécessite un certain nombre de qualités requises par les entreprises. Les heures de travail sont déterminées par votre employeur et sont variables d’une entreprise à une autre.

Vous devez donc avoir les compétences suivantes :

• Avoir une bonne maitrise des outils informatiques (Word, Excel, Powerpoint), Internet,
• Savoir prendre des notes et faire preuve de rapidité
• Savoir classer des documents, différentes formes de documents
• Avoir une bonne capacité de rédaction
• Avoir une communication rapide
• La maitrise de plusieurs langues étrangères est fortement appréciée par les employeurs

Le domaine d’activité

Les activités d’une secrétaire varient selon la structure ou est exercé l’activité professionnelle. Dans tous les cas, le ou la secrétaire doit répondre à des demandes diverses de ses supérieurs. Pour exercer ce métier, il est nécessaire de maitriser la saisie de documents, mais également savoir gérer les priorités

Mais d’une manière générale, les missions sont les suivantes : 

• Il faut accueillir les visiteurs et répondre aux demandes
• Gérer la réception du courrier, les mails et transmettre ces derniers
• Gérer les tâches administratives
• Répondre aux appels téléphoniques
• Prendre en charge l’agenda du ou des responsables (ex :préparation des réunions, des évènements, voyages, etc.)
• Organiser des réunions
• Prise de note et rédaction de comptes rendus
• Le trie des documents

Le salaire moyen d’une secrétaire

En moyenne, le ou la secrétaire peut prétendre à un salaire brut de 2.000 à 2.500 euros brut par mois. Ce qui correspond en moyenne à 1 560 et 1 950 euros par mois net par mois.

Selon les entreprises, le salaire peut être plus élevé, tout dépend de la taille de l’entreprise ainsi que sa localisation.

Quelles sont les évolutions possibles ?

Une secrétaire peut se spécialiser dans un domaine en particulier. Notamment secrétaire médical, secrétaires juridique, assistante administrative, secrétaire administrateur, secrétaire des ressources humaines,  etc. Une formation pour obtenir les bases nécessaires est à envisager par exemple.

Selon l’expérience, une secrétaire peut prétendre au poste de secrétaire de direction après plusieurs années d’exercice.

Secrétaire administrative

Un secrétaire administratif est spécialisé dans les tâches bureautiques dans le secteur public. Il ou elle a en charge de gérer les documents )

En plus de cela, il faut gérer l’ensemble du personnel de la société, la comptabilité, les documents, la rédaction de documents administratifs.

Les tâches sont nombreuses et diverses, les demandes dans ce secteur d’activité sont nombreuses.

Après quelques années d’ expérience, la rémunération est susceptible d’augmenter.

Formation pour devenir secrétaire administrative

Pour exercer cette profession, il faut dans un premier temps être un fonctionnaire de la fonction public de catégorie B. Pour y prétendre, vous devrez passer le concours de recrutement. Ce dernier est accessible à toutes les personnes qui ont le Bac ou une équivalence.

Vous avez également la possibilité de préparer le concours d’entrée à distance avec le CNED. Cela est particulièrement demandé dans le cadre d’une reconversion professionnelle.

Secrétaire médical

Le rôle d’une secrétaire médicale est avant tout d’accueillir les patients dans des cabinets, en clinique, ou bien à l’hôpital. Elle est en charge de prendre les appels téléphoniques de l’accueil, de gérer le calendrier des médecins et de planifier des rendez-vous pour les patients.

Pour exercer ce métier il faut faire preuve de compassion, être compréhensif, à l’écoute

Quel est son rôle ?

Selon la structure , les missions du secrétaire médical peuvent varier, mais elles consistent généralement à :

• accueillir les patients, les orienter vers une salle d’attente, veiller à leur réception par les médecins,
• répondre aux appels téléphoniques, les transmettre si nécessaire aux médecins en cas de besoin
• prendre les rendez-vous et gérer le planning des médecins
• saisir les comptes rendus médicaux
• faire la mise à jour dossiers informatiques, les imprimer, les classer,
• s’assurer qu’il n’y a pas de problème concernant la comptabilité

Les formations

Il n’y a pas de diplôme spécifique pour devenir secrétaire médical. Néanmoins, des connaissances de terme médical est recommandé.

Plusieurs parcours vous permettent de vous former après un Bac Pro par exemple : 

• Bac pro Accueil-relation clients et usagers,
• Bac pro Accompagnement, soins et services à la personne,
• Bac technologique ST2S (sciences et technologies de la santé et du social).

Secrétaire juridique

Une secrétaire juridique prend en charge les tâches classiques  d’une secrétaire (voir plus haut).

Selon les compétences et l’expérience, le ou la secrétaire juridique est prend en charge les emploi du temps et rendez-vous des juristes du cabinet.

De manière générale une secrétaire juridique est l’assistante d’un avocat. Elle peut également être rattachée à un huissier ou bien un notaire.

Si la secrétaire assiste un avocat, alors deux points doivent être assurés. Dans un premier temps suivre les dossiers, les plannings ainsi que les agendas. D’un autre côté, il faudra superviser et faire la préparation des documents juridiques et veiller à la mise en forme des procédures.

Formation

Dans un premier temps il faut avoir le Bac. Ensuite plusieurs parcours vous permettent d’accéder à ce métier.

Il est recommandé d’avoir faut au minimum deux années d’études après le Bac :

• Un DUT carrière juridique,
• DUT secrétaire juridique

À noter : il devient de plus en plus demandé d’avoir une double formation administrative et juridique.

Pour aller plus loin dans la formation, il est possible de compléter un DUT avec une licence professionnelle, ou bien des stages juridique au sein de cabinets ou entreprises.

Secrétaire assistante

La secrétaire assistante est l’interlocutrice principale des collaborateurs d’une entreprise. Elle prend également en charge la gestion des clients et des fournisseurs.

Elle a également comme missions la mise en forme de documents, de les classer, de prendre en charge les appels et la prise de rendez-vous. La gestion du courrier est également à sa charge.

Pour exercer ce métier il est indispensable d’avoir le sens de l’organisation, une bonne présentation et un esprit d’équipe. En effet, la secrétaire assistante est en constante communication avec les membres de la société.