Fiche métier secrétaire : missions, diplômes, salaires

La secrétaire est chargée d’effectuer des tâches administratives dans une entreprise. Ce métier vous intéresse ? Vous souhaitez vous lancer dans une reconversion professionnelle dans ce secteur ? Découvrez la fiche métier afin d’en savoir plus.

En quoi consiste le métier de secrétaire ?

Plus diplômé et expérimenté que les autres secrétaires, le secrétaire de direction ou asistant(e) de direction est la personne de confiance d’un ou de plusieurs directeurs.

Il gère les rendez-vous (agenda) et l’emploi du temps de ces derniers et prend connaissance de leur courrier, prépare leur correspondance, organise des réunions dont il  fait le plus souvent le compte rendu ou le relevé de conclusions. Il supervise leurs déplacements professionnels.

Le secrétaire de direction sélectionne les informations et les documents provenant des différents services de l’entreprise ou de l’extérieur et transmet aux services concernés les instructions de ses supérieurs. Il  prépare les dossiers, rassemble les informations nécessaires à la prise de décision et les transmet aux destinataires.

Il sait où trouver l’information, comment la formuler ou la traduire pour la traiter et la diffuser correctement.

Il existe des organismes qui sont là pour vous accompagner et vous orienter dans le choix de votre métier. Renseignez-vous sur les nombreuses aides à la recherche d’un emploi !

Les avantages et les inconvénients du métier de secrétaire

Le métier de secrétaire présente plusieurs avantages. À savoir :

• Variété des activités
• Autonomie d’organisation du travail
• Diversité des domaines d’activité

Il présente également quelques inconvénients tels que la pression, les horaires décalées ainsi que la répétition de vos missions.

Environnement de travail

Le métier de secrétaire s’exerce dans de multiples structures : PME, artisans, cabinet d’avocats, étude de notaires, grand groupe international, administration, etc.

Les missions principales d’un(e) secrétaire

Selon la structure où elle exerce, le fait qu’elle soit rattachée à un chef de service ou un responsable, ses activités peuvent varier et répondre à des exigences diverses. D’une façon générale, la secrétaire est chargée de plusieurs tâches administratives. À savoir :

• accueillir les visiteurs et répondre à leurs demandes,
• gérer les appels téléphoniques (entrants et sortants),
• réceptionner, rédiger et transmettre les courriers et les e-mails,
• gérer l’agenda de son (ses) responsable(s), préparer les voyages et déplacements,
• organiser des réunions, prendre en notes les échanges et rédiger les comptes rendus,
• trier et organiser le classement de documents et dossiers.

Les compétences et qualités requises pour exercer ce métier

Vous êtes à la recherche d’un poste de secrétaire ?  La fonction de secrétaire nécessite tout d’abord une grande polyvalence, accompagnée de solides compétences administratives et organisationnelles. Elle doit ainsi :

• connaître et maîtriser l’informatique (Word, Excel, Powerpoint), Internet,
• savoir prendre des notes,
• maîtriser parfaitement la langue française écrite et orale,
• être capable de rédiger,
• savoir hiérarchiser et classer des dossier
• procéder à la mise en forme des documents
• savoir communiquer rapidement et efficacement,
• maîtriser l’anglais (voire une troisième langue) dans un environnement international.

Organisée et méthodique, la secrétaire sait gérer les priorités et répondre avec courtoisie aux demandes de ses différents interlocuteurs. Ses qualités humaines, sa discrétion, son sens de l’anticipation, sa faculté à gérer les relations et le stress dans l’urgence font d’elle une collaboratrice particulièrement recherchée.

Quel est le diplôme requis pour devenir secrétaire ?

Pour accéder au métier de secrétaire, vous pouvez suivre différents parcours de formation.

Niveau bac

• Bac pro AGOrA – assistance à la gestion des organisations et de leurs activités (ex bac pro GA – gestion-administration)
• Bac techno STMG (sciences et technologies du management et de la gestion)

Niveau bac + 2

• BTS gestion de la PME
• BTS support à l’action managériale
• BTS ATI – assistance technique d’ingénieur,
• BTS CG – comptabilité gestion
• BTS MCO – management commercial opérationnel
• BTS CI – commerce international

Niveau bac + 3

• BUT GEA – gestion des entreprises et des administrations
• BUT GACO – gestion administrative et commerciale

Quel est le salaire d’un(e) secrétaire ?

La rémunération d’un(e) secrétaire de direction varie du simple au double en fonction du niveau d’expérience et de la difficulté administrative du poste proposé.

Généralement, en début de carrière lors de la prise de poste, un(e) secrétaire de direction peut prétendre à un salaire mensuel brut de 1800 €, pour finir par atteindre 2300 € brut en fin de carrière. Ce salaire augmente en fonction des tâches et responsabilités qui lui sont confiées.

Evolution de carrière

Une secrétaire peut se spécialiser dans un domaine (secrétaire juridique, médical, technique…). Avec quelques années d’expérience et le niveau de diplôme requis, elle peut devenir assistante de direction et évoluer dans des entreprises de plus en plus importantes.

Qui emploie une secrétaire ?

Tant dans le privé que dans le public, tous types d’entreprises et tous secteurs d’activité embauchent des secrétaires. Les opportunités sont donc nombreuses.

Que ce soit en immobilier, en assurance, en finance, en passant par le transport et l’industrie, tous les secteurs ont besoin d’une secrétaire.