La recherche d’un emploi de secrétaire

Il existe plus de 800 000 postes de secrétaires en France. Vous cherchez un emploi dans ce secteur ? Vous êtes intéressé par une reconversion professionnelle ? Découvrez tout ce qu’il y a à savoir sur ce métier.

En quoi consiste le métier de secrétaire ?

La secrétaire joue un rôle important dans le fonctionnement d’une entreprise, quelle qu’elle soit.

Elle est à la fois chargé de gérer l’accueil ainsi que les tâches administratives réclamées par ses supérieurs. C’est une professionnelle qui se démarque par sa polyvalence.

En tant que secrétaire, ou futur secrétaire, vous pouvez travailler dans plusieurs secteurs différents :

• juridique
• comptable
• médical
• commercial
• etc.

La secrétaire effectue généralement son travail au sein d’un bureau. Aussi, ses heures de travail peuvent varier; elle peur travailler à temps plein ou à temps partiel, selon ce qui est prévu dans son contrat.

Les qualités requises pour devenir secrétaire

Pour exercer ce métier, plusieurs qualités sont nécessaires. Découvrons-les ensemble.

En plus d’être doté de bonnes compétences administratives et organisationnelles, la secrétaire doit également :

• avoir une bonne connaissance et une maîtrise de l’informatique
• être doué dans la prise de notes
• parler couramment le français
• être une bonne rédactrice
• savoir hiérarchiser et classer des documents
• savoir communiquer rapidement et efficacement
• maîtriser l’anglais ou toute autre langue.

La secrétaire doit également être organisée, méthodique. Savoir gérer les priorités et répondre avec courtoisie aux demandes de ses différents interlocuteurs.

Les missions du secrétaire

De façon générale, es missions d’une secrétaire administrative sont les suivantes :

• assurer l’accueil physique et téléphonique
• rédiger des courriers
• saisir et classer des documents
• organiser des meetings, réunions
• assurer la gestion des dossiers
• prendre des notes et faire des comptes rendus
• trier et organiser les dossiers
• etc.

Les différents types de secrétaire

Outre ces activités de secrétariat général ou ordinaire, les fonctions spécifiques de la secrétaire peuvent varier en fonction du contexte dans lequel elle travaille.

Il existe différents profils professionnels spécialisés, dont les principaux sont les suivants :

• Secrétaire administrative et comptable, qui s’occupe d’administration et de toutes les transactions économiques de l’entreprise
• Secrétaire commerciale, qui s’occupe de la saisie et de la transmission des commandes
• Secrétaire de direction, qui se charge d’organiser les rencontres, réunions, déjeuners, voyages d’affaires, etc.
• Secrétaire de cabinets professionnels comme la secrétaire de cabinet médical et de cabinet dentaire, la secrétaire juridique, des cabinets de comptables, qui s’occupe de planifier les rendez-vous et visites.

Quel parcours pour exercer en tant que secrétaire ?

Pour exercer dans le secrétariat, vous pouvez opter pour des formations différentes. À noter que si vous souhaitez vous spécialiser dans un secteur professionnel, il faudra parfois vous orienter vers des diplômes particuliers.

Les formations de secrétariat de niveau bac

Si vous souhaitez vous orienter vers les professions du secrétariat dès la fin de la troisième, vous pouvez vous engager dans un cursus comme :

• le Bac pro Gestion Administration
• le Bac pro Bureautique
• le Bac pro Administration des Fonctions Publiques
• le Bac technologique STMG (Sciences et Technologies du Management et de la Gestion), avec une spécialité en ressources humaines et communication

Les formations de secrétariat en bac+2

Si les formations de niveau bac sont conseillées pour se préparer à l’exercice du métier de secrétaire, il est toutefois conseillé de poursuivre ses études jusqu’en bac+2 pour bénéficier d’une bonne insertion professionnelle.

Ainsi, il est possible de devenir assistant grâce à des formations comme :

• le BTS AM (Assistant de Manager)
• le BTS GPME (Gestion de la PME)
• le DUT GACO (Gestion Administrative et Commerciale des Organisations)
• le DUT GEA (Gestion des Entreprises et des Administrations)
  • GEA GCF (Gestion Comptable et Financière)
  • GEA GRH (Gestion des Ressources Humaines)
  • GEA GPMO (Gestion et Management des Organisations)

Si vous souhaitez vous spécialiser dans un secteur, vous pouvez opter pour :

• le DUT CJ (Carrières Juridiques) et le BTS Notariat pour devenir secrétaire juridique
• une formation de secrétaire médicale pour obtenir le titre professionnel de secrétaire assistant médico-social
• un BTS CG (Comptabilité et Gestion) pour devenir secrétaire comptable
• un BTS MCO (Management Commercial Opérationnel) ou un DUT TC (Techniques de Commercialisation) pour devenir secrétaire commerciale,
• etc.

Les formations de secrétariat en bac+3

Il est possible de poursuivre ses études jusqu’en bac+3, mais un bac+2 permet déjà de bénéficier d’une bonne insertion professionnelle.

Le bac+3 en secrétariat est cependant conseillé si vous voulez vous spécialiser dans un secteur comme :

• un bac+3 management ou un bac+3 gestion si vous souhaitez vous orienter vers les ressources humaines
• un bac+3 de comptabilité (DCG ou licence pro) pour le secrétariat comptable
• un bac+3 de droit (licence pro ou licence) pour le secrétariat juridique

Les autres formations accessibles en secrétariat

Si vous êtes un salarié en reconversion ou un demandeur d’emploi, vous pouvez également bénéficier de formations professionnelles en secrétariat, grâce à des dispositifs comme le PTP (Projet de Transition Professionnelle) et le CPF (Compte Personnel de Formation).

Quel est le salaire d’un secrétaire ?

Selon son niveau de formation et ses années d’expérience, la secrétaire peut gagner 1600 euros à l’embauche et avoir un salaire qui monte jusqu’à 2000 euros à la fin de sa carrière.

La rémunération peut aussi largement varier selon la spécialisation. Par exemple, une secrétaire de direction peut gagner jusqu’à 2400 euros.

Quelles sont les évolutions de carrière ?

Le métier de secrétaire est généralement accessible aux jeunes diplômés. Toutefois, pour mettre un pied dans la profession, ces derniers devront souvent passer par des agences d’intérim et enchaîner les missions. Ce n’est qu’après quelques années d’expérience qu’ils pourront décrocher un poste fixe.

Une secrétaire peut voir sa carrière évoluer vers les postes d’assistante de direction ou d’assistante de gestion dans une PME-PMI.

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