Quels sont les diplômes de secrétaire ?

Le métier de secrétaire comporte plusieurs missions qui composent son quotidien. Pour l’exercer, plusieurs parcours s’offrent à vous. Soit dans le cadre d’une reconversion professionnelle, soit après avoir obtenu le Bac. On vous explique tout en détail sur les diplômes de secrétaire ainsi que les perspectives d’évolution.

Les diplômes pour devenir secrétaire

Faut-il un diplôme pour devenir secrétaire ?

En tant que tel il n’y a pas de diplôme pour devenir secrétaire. Le métier de secrétaire est accessible à la suite d’un Bac Pro par exemple. En revanche, il est recommandé de suivre une formation courte (reconversion professionnelle) ou bien quelques années d’études après le Bac afin d’acquérir les qualités indispensables au bon fonctionnement de cette activité professionnelle.

Quelles sont les formations ?

Si vous avez le niveau Bac, vous pouvez suivre différents parcours pour exercer ce métier, à savoir : 

• Bac pro Gestion administration,
• Bac techno STMG,
• BTS Assistant de manager,
• BTS Assistant de gestion PME-PMI,
• DUT Gestion des entreprises et des administrations (GEA),
• DUT Gestion administrative et commerciale (GACO),
• Licence Administration et gestion des entreprises.

Quel est le rôle d’un(e) secrétaire ?

Une secrétaire a un rôle polyvalent au sens d’une organisation. Elle assure le bon fonctionnement de l’entreprise en prenant en charge certaines missions pour soulager ses supérieurs.

Quelles sont les missions ?

• Prise de rendez-vous pour les supérieurs et les clients
• Préparation de réunions et rédaction de comptes-rendus
• Rédaction de la correspondance des supérieurs
• Archivage des documents de manière structuré
• Contacter les clients selon les demandes
• Organisation des évènements de l’entreprise, organisation des réunions des dirigeants

Les qualités requises d’un(e) secrétaire

Vous êtes à la recherche d’un poste de secrétaire ? Parcourez les qualités dont vous devrez faire preuve :

• Autonomie
• Flexibilité
• Discrétion
• Organisation
• Sens des responsabilités
• Savoir gérer les priorités

Notez que la maitrise de plusieurs langues est un plus fortement apprécié par les employeurs.

Le salaire moyen d’un(e) secrétaire

En moyenne, le ou la secrétaire peut prétendre à un salaire brut de 2.000 à 2.500 euros brut par mois. Ce qui correspond en moyenne à 1 560 et 1 950 euros par mois net par mois.

Selon les entreprises, le salaire peut être plus élevé, tout dépend de la taille de l’entreprise ainsi que sa localisation.

Que faire après quelques années d’expérience ?

Après avoir passé quelques années en tant que secrétaire, vous pouvez bénéficier d’une perspective d’évolution. Vous pouvez vous spécialiser dans un domaine en particulier, il sera donc envisageable de suivre une formation complémentaire.

Ainsi, vous pouvez devenir :

• Secrétaire médico social
• Secrétaire administrative
• Secrétaire juridique

Selon votre profil et votre expérience, vous aurez la possibilité de prétendre au poste de secrétaire de direction, ou encore chefs de service du service.

Devenez assistant(e) de direction

Une assistante de direction prend en charge les rendez-vous et tous les emplois du temps de ses employeurs. Comme une secrétaire, elle doit également gérer les réunions, rédiger les comptes-rendus, les déplacements ainsi que le courrier.

Ce qui différencie une assistante de direction d’une secrétaire, c’est que cette dernière est totalement autonome dans la gestion du service. Selon la taille de l’entreprise, une assistante de direction peut avoir sous ses ordres une ou plusieurs secrétaires.

Les formations à suivre

Vous pouvez devenir assistante de direction après un Bac + 2. Un BTS ou bien un DUT par exemple. Dont la principale caractéristique est assistanat de direction, assistanat de gestion.

• BTS gestion de la PME/PMI
• DUT GEA (gestion des entreprises et des administrations)
• DUT GACO (gestion administrative et commerciale)
• IAE en alternance

Si vous ne souhaitez pas aller plus loin dans vos études après le Bac vous pouvez accéder à ce métier en suivant une expérience professionnelle.

Pour obtenir des responsabilités plus importantes au sein d’une entreprise, il est recommandé de suivre une licence de droit, ou bien de comptabilité. En revanche, la pratique de plusieurs langues étrangères est indispensable.

Les missions

Comme nous l’avons expliqué, le métier d’ assistante de direction aura pour objectif de répondre aux mêmes demandes qu’une secrétaire. En revanche, compte tenu du poste, des missions complémentaires plus poussées peuvent être demandées.

C’est notamment le cas de :

• Vous devrez suivre l’évolution d’un dossier
• Rédiger un tableau de bord
• Faire un suivi régulier de l’activité
• Mettre à jour les documents professionnels ainsi que la réglementation de votre entreprise
• Mettre en place des actions de communication
• Gérer la logistique
• Prendre en charge le recrutement
• Procéder à al commande des fournitures de l’entreprise et en vérifier la conformité au moment de la livraison
• Suivre un contrat en cours jusqu’à sa signature
• Gérer les secrétaires qui sont sous vos ordres.

Gestion de l’administration

Cette première mission correspond à toutes les tâches traditionnelles d’une secrétaire. L’assistant de manager, tout comme cette dernière, prépare et rédige les courriers émanant de la direction.

Il se charge ensuite de les envoyer aux concernés. D’autre part, il réceptionne et trie la correspondance pour ne présenter à sa direction que les informations essentielles. Il lui revient également d’organiser l’agenda.

L’assistant de manager doit aussi gérer les appels téléphoniques. Il lui revient de les réceptionner. Il trie ensuite l’essentiel à transmettre à son supérieur. Ce tri lui permet de ne pas faire perdre son temps au directeur avec des communications stériles ou inutiles.

Gestion du recrutement

L’assistant de direction est en charge du recrutement après aval du dirigeant. Il élabore les offres d’emploi et réceptionne les dossiers de candidature. Après sélection, il prépare et envoie les convocations pour les différents entretiens auxquels il participe aussi.

Suite au recrutement, il appartient à l’assistant de direction de prendre en charge le ou les nouveaux recrutés en leur présentant l’entreprise, en leur parlant du poste qu’ils vont occuper et les tâches qu’ils auront à accomplir. Il leur explique la stratégie et la politique de la boîte dans laquelle ils vont dorénavant travailler.

Gestion des réunions

Une assistante de direction doit superviser les réunions, les organiser et planifier la date ainsi que l’heure. L’endroit ou cela va se passer ainsi que déterminer qui seront les participants. Dans ce cas, un certain nombre de documents devront être préparés sur plusieurs supports.

Pendant les réunions, c’est l’assistante de direction qui est en charge de prendre des notes. Par la suite, des comptes-rendus devront être rédigés par ses soins.

Tri et archivage des documents de l’entreprise

Le travail d’une assistante de direction implique forcément beaucoup de paperasse. Autrement dit le trie du courrier, préparation des présentations et des dossiers. Gérer le recrutement interne, etc.

La documentation doit également être prise en charge par l’assistante. Elle est en charge de trier tous les documents, archiver ce qui doit être conservé et jeter le reste. Cette prise de décision nécessite une relation de confiance confirmée entre l’assistant de direction et son supérieur.

Gestion de la communication interne et externe

Une assistante de direction doit également prendre en charge la communication du personnel de l’entreprise. Communiquer avec toutes les équipes internes. Concernant la partie externe, elle représente directement la direction de l’entreprise auprès des fournisseurs et des clients parfois. Autrement dit, avec tous les interlocuteurs extérieurs à l’entreprise.

Salaire d’une assistante de direction

En moyenne, une assistante de direction peut prétendre à une rémunération qui se situe entre 27.000 et 35.000 euros brut par an.

Il s’agit d’une moyenne, le salaire final est déterminé selon votre expérience, votre entreprise ainsi que la complexité des missions qui vous seront demandées.

Quelles sont les évolutions possibles ?

Une assistante de direction est le plus souvent rattachée à une personne de haut niveau au sein d’une entreprise. Elle est susceptible de le suivre dans sa prise de nouvelle fonction. C’est pourquoi, selon l’évolution de son employeur, une assistante de direction peut par la suite obtenir le statut de cadre.

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