La prise en charge des frais de transport par l’employeur

Votre employeur est, par définition, celui qui vous emploie pour que vous faisiez certaines tâches. Dans le cadre de ce contrat de travail, votre employeur a quelques obligations notamment en ce qui concerne les aides au transport. Mes Allocs vous explique comment votre employeur peut prendre en charge vos frais de transport.

Quelles sont les obligations de votre employeur en matière de frais de transport ?

La prise en charge obligatoire des frais de transports en commun

Depuis 2009, une nouvelle législation est entrée en vigueur. En effet, tout employeur, privé ou public, a obligation de participer aux frais de transport public de ses salariés. L’employeur va prendre en charge, à hauteur de 50%, le prix des titres d’abonnement souscrits pas les salariés pour leurs déplacements.

Ils vont concerner les déplacements leur résidence habituelle et leur lieu de travail, accomplis via des services de transports publics (métro, train, tramway, bus). La règle vaut même si plusieurs abonnements sont nécessaires à la réalisation de ce trajet (train + bus, par exemple). Sont aussi concernés les services publics de location de vélos.

Seules les cartes d’abonnement (SNCF, RATP, compagnie de bus locale, service public de location de vélo) sont prises en charge par l’employeur. Qu’elles soient annuelles, mensuelles ou hebdomadaires, cela n’ pas d’importance. De plus, les titres de transport achetés à l’unité ne sont pas remboursables.

En ce qui concerne la notion de résidence habituelle, elle doit s’entendre du lieu où le salarié réside pendant les jours travaillés.

Par exemple, si un employé a une double résidence, il doit être considéré, au regard de la législation domicile/lieu de travail, comme ayant sa résidence habituelle à Paris. Par conséquent, il n’ouvre pas droit à la prise en charge obligatoire de son titre d’abonnement province-Paris. Il n’ouvre droit qu’à la prise en charge de son titre de transport parisien.

En cas de mi-temps ou plus, les salariés sont remboursés dans les mêmes conditions que les salariés à temps complet (35 heures). En deçà du mi-temps, les salariés bénéficient d’une prise en charge au prorata du nombre d’heures travaillées par rapport à un mi-temps.

Il est intéressant de voir que les frais de stationnement sont aussi concernés par cette prise en charge. Les frais de stationnement des salariés peuvent être exclus de la base de calcul des cotisations. C’est le cas pour ceux qui utilisent leur véhicule personnel pour se rendre sur leur lieu de travail. Cela peut être du aux contraintes liées à leurs horaires de travail ou à l’implantation géographique de leur domicile et non en raison de convenance personnelle.

Cela se fait sur la base du tarif le plus économique (abonnement hebdomadaire, mensuel, annuel…) et sur présentation des justificatifs afférents.

La mise en place du dispositif de prise en charge des frais de transports en commun

Pour la mise en place, l’employeur procède au remboursement des titres achetés par les salariés dans les meilleurs délais. Cela se fait au plus tard, à la fin du mois suivant celui pour lequel ils ont été validés.

Lorsque l’éloignement de la résidence du salarié est le résultat d’une convenance personnelle, cette circonstance ne fait pas obstacle à l’obligation. Elle concerne la prise en charge de 50 % des frais d’abonnement aux transports collectifs.

Cependant, en cas de prise en charge à un taux supérieur à 50 %, le remboursement des frais est exclu de l’assiette des charges sociales. Cette petite spécificité est en vigueur si l’éloignement du domicile du salarié par rapport à son lieu de travail résulte pas d’une convenance personnelle.

Ou bien liées à la situation de l’emploi que l’employeur doit établir. A défaut, la fraction excédentaire est passible dès le premier euro de l’ensemble des charges sociales

La prise en charge obligatoire des frais de transport en commun est cumulable avec le forfait mobilités durables dans la limite globale de 400 € par an et par salarié.

La prise en charge facultative des frais de transport personnel

L’aide facultative de votre employeur pour vos frais de transport

Un employeur, privé ou public, n’a aucune obligation de participer aux frais de transport individuel de ses salariés. Il peut néanmoins décider de prendre en charge, intégralement ou partiellement, les frais de carburant ou d’alimentation d’un véhicule électrique ou hybride rechargeable engagés par les salariés. Le dispositif s’appelle « la prime transport »

Cette prise en charge n’est toutefois possible que si elle est expressément prévue par un accord collectif ou par une décision unilatérale de l’employeur. Précision importante : son montant doit être mentionné sur le bulletin de paie.

Pour que le salarié puisse prétendre au remboursement, sa résidence ou son lieu de travail doit se situer en dehors de la région Île-de-France. C’est aussi le cas pour une zone couverte par les transports urbains. Par ailleurs, il doit prouver que l’usage de son véhicule personnel est indispensable en raison des horaires de travail.

D’autres aides financières facultatives existent, notamment le versement d’indemnités kilométriques.

Lorsque le salarié est contraint d’utiliser son véhicule personnel à des fins professionnelles, le remboursement est effectué par l’employeur. Il se fait à partir du barème fiscal d’indemnités kilométriques et est exonéré de cotisations.

Le barème kilométrique fiscal est fixé annuellement. Il couvre les véhicules de 3 à 7 CV. Ce plafonnement s’applique également en matière sociale.

L’utilisation du barème fiscal est désormais admise pour les véhicules dont le salarié lui-même, est personnellement propriétaire et également pour les véhicules prêtés et loués.

La preuve de l’usage professionnel du véhicule personnel incombe à l’employeur.

Au-delà des limites du barème fiscal, il appartient à l’employeur de justifier de l’utilisation effective des indemnités. Cela se fait  conformément à leur objet, notamment s’il utilise un barème conventionnel.

Le salarié peut également être remboursé de ses frais professionnels sur la base de justificatifs, en prouvant les kilométrages privé et professionnel.

Il existe aussi l’indemnité kilométrique vélo (IKV). Depuis 2016, les entreprises du secteur privé ont la possibilité de prendre en charge tout ou partie des frais engagés par le salarié. Cela concerne ses déplacements à vélo ou à vélo à assistance électrique entre sa résidence habituelle et son lieu de travail. Le montant de l’IKV est calculé en fonction de la distance parcourue par le salarié.

Depuis le 1er janvier 2020, l’indemnité kilométrique vélo (IKV) est remplacée par un « forfait de mobilité durable ». Ce forfait est facultatif, d’un montant maximum de 400 euros par an pour les salariés du privé qui utilisent une bicyclette. Une mesure, intégrée dans le « Plan vélo », qui s’étend au covoiturage. L’État a généralisé cette mesure à tous ses agents, à hauteur de 200 euros par an.

L’aide au transport aux particuliers (ATU)

Depuis 2016, la région Hauts-de-France avec à sa tête Xavier Bertrand, propose une aide facultative aux transports aux particuliers (ATU). Cette aide financière, d’un montant de 20 euros par mois, est versée, sous conditions.

Elle est accessible  aux salariés et aux apprentis qui effectuent des trajets domicile-travail d’au moins 20 kilomètres en voiture ou un deux-roues motorisé. Avant le 1er janvier 2019, la distance était fixée à 30 kilomètres. Cette aide concerne également le covoiturage pour des trajets domicile-travail dès 10 kilomètres.

Pour en bénéficier, il faut percevoir un salaire net inférieur ou égal à deux fois le SMIC. Et ne pas disposer pas d’une offre de transports publics. Pour en faire la demande, rendez-vous sur le site Internet du conseil régional.

L’aide est versée au bénéficiaire directement sur le compte bancaire du bénéficiaire. Son versement est trimestriel.

Pour compenser la hausse des taxes carburants, à la base de la colère sociale exprimée par les gilets jaunes, Emmanuel Macron a fait une annonce le 6 novembre 2018. Il a exprimé sa volonté d’étendre cette aide aux transports sur tout le territoire français.

En cas de besoin, un expert de l’équipe Mes Allocs peut vous accompagner dans ces démarches pour vous faire gagner du temps et de l’argent.