La formation pour devenir secrétaire : étude, métier, salaire, évolution

Le secrétaire est un métier de bureautique. Le ou la secrétaire est en charge du bon fonctionnement d’une entreprise ou d’un service en particulier. Les missions principales sont notamment de répondre au téléphone, de la rédaction de compte-rendu, etc. Mes Allocs vous explique tout sur la formation pour devenir secrétaire et ne pas vous tromper dans votre reconversion professionnelle.

Qu’est-ce que le métier de secrétaire ?

Le ou la secrétaire a un rôle indispensable pour le bon fonctionnement d’une entreprise, d’un service, d’un cabinet d’avocat, etc.

Pour exercer ce métier, il est indispensable d’être polyvalent. Entre l’accueil des visiteurs, la réception des appels, les prises de rendez-vous, l’organisation de l’agenda de son (ou ses) responsable(s), la rédaction des courriers (écrit et orale irréprochable exigé), le classement des dossiers, ses missions sont au cœur de l’activité quotidienne de l’entreprise.

À noter : Le métier implique d’avoir une bonne connaissance en informatique, il est recommandé de se former régulièrement sur les outils utilisés en secrétariat.

Les missions d’un(e) secrétaire

Les missions d’une secrétaire peuvent varier selon la structure et le service de l’entreprise. Les missions peuvent consister à :

• accueillir les visiteurs et répondre à leurs demandes,
• gérer les appels téléphoniques (entrants et sortants),
• réceptionner, rédiger et transmettre les courriers et les e-mails,
• gérer l’agenda de son (ses) responsable(s), préparer les voyages et déplacements,
• organiser des réunions, prendre en notes les échanges et rédiger les comptes rendus,
• trier et organiser le classement de documents et dossiers.

Quelles sont les formations pour devenir secrétaire ?

Dans le cadre d’une reconversion professionnelle, une formation continue est à privilégier. Certains organismes à distance proposent des formations diplômantes, c’est notamment le cas du CNFDI.

En revanche, généralement les entreprises recherchent en particulier à embaucher des personnes  titulaires d’un BTS voir d’une licence professionnelle.

Niveau bac

• Bac pro gestion-administration,
• Bac techno STMG (sciences et technologies du management et de la gestion)

Niveau bac + 2

• BTS gestion de la PME (ex BTS assistant de gestion PME/PMI, à référentiel européen),
• BTS support à l’action managériale (ex BTS AM – assistant de manager),
• BTS ATI – assistance technique d’ingénieur,
• BTS CG – comptabilité gestion
• BTS MCO – management commercial opérationnel
• BTS CI – commerce international
• DUT GEA – gestion des entreprises et des administrations
• DUT GACO – gestion administrative et commerciale

Vous pouvez également choisir de poursuivre vos études en niveau 3 ou niveau 4 Bac.

À noter : vous pouvez exercer le métier de secrétaire avec un niveau BEP, mais les entreprises embauche rarement ce niveau d’étude.

Salaire et évolution de carrière du métier de secrétaire

Selon la formation que vous avez suivie ainsi que vos années d’expérience, vous pouvez prétendre à un salaire de 1.600 euros en début de carrière et 2.000 euros en fin de carrière.

Notez que le salaire peut varier selon votre spécialité, (secrétaire médicale, secrétaire assistant, etc). Pour donner un exemple, secrétaire de direction peut gagner jusqu’à 2400 euros.

Les différents postes de secrétaire

Quels sont les différents types de postes de secrétaire ?

Selon votre spécialisation, vous pourrez exercer en tant que :

• Secrétaire assistant dentaire
• Secrétaire médicale
• Secrétaire bureautique
• Secrétaire juridique
• Secrétaire assistant comptable
• Secrétaire assistant des ressources humaines

Il existe beaucoup d’autres spécialités de secrétaire. Le milieu médical vous intéresse ? Suivez une formation de secrétaire médical !

Le bilan de compétence

Le bilan de compétences est un dispositif qui vous permet de faire un point sur votre carrière. L’objectif du bilan est de faire une analyse de vos compétences professionnelles, vos aptitudes et vos motivations, et de mieux vous connaître. Le consultant en charge de votre bilan dressera ainsi votre profil professionnel. Vous avez également la possibilité de réaliser un test de personnalité.

Souvent réalisé dans le cadre d’une formation professionnelle ou pour mener à bien un projet professionnel, sa durée est au maximum de 24 heures. Cela sur des séances de 2 à 3 heures. Que vous ayez une activité salariée ou que vous soyez demandeur d’emploi vous pouvez faire une demande de bilan.

Le Bilan de compétences est un dispositif, une prise en charge de formation inscrite dans le Code du travail. Il existe certains sites internet permettant de réaliser des bilans de compétences gratuit.

Vous pouvez bénéficier d’un bilan de compétences, si vous êtes :

• salarié du secteur privé, fonction publique, en contrat à durée indéterminée ou déterminée pendant ou en dehors du temps de travail
• demandeur d’emploi : la demande doit être faite auprès de Pôle emploi, de l’APEC ou de Cap emploi ;
• salarié du secteur public (fonctionnaires, agents non titulaires…) : textes spécifiques mais dans des conditions similaires aux salariés (congé de 24h, etc.).

Comment financer votre formation de secrétaire ?

Un certain nombre de dispositifs sont en vigueur pour vous aider à financer votre formation. L’équipe Mes Allocs vous accompagne dans la recherche de votre financement : prenez rendez-vous !

Le CPF

Le CPF est une aide à destination des demandeurs d’emploi, salariés et travailleur indépendant. Ce dernier permet d’acquérir un certain montant en euros destiné à prendre en charge en tout ou partie des dépenses occasionnées par l’inscription à certaines formations. Son objectif est de contribuer au maintien de l’employabilité et à la sécurisation du parcours professionnel.

Il regroupe :

• le montant acquis par le salarié tout au long de sa vie active et jusqu’à son départ à la retraite,
• et les formations dont il peut bénéficier personnellement

Action de Formation Conventionnée par Pôle emploi

Il s’agit d’une aide financière pour les demandeurs d’emploi dans le cadre d’une formation continue. Il a pour objectif un retour rapide sur le marché de l’ emploi. La formation que vous allez suivre doit permettre de combler un écart entre les compétences que vous avez déjà et les exigences du marché du travail.

À noter : Pôle emploi prend en charge le coût total de la formation en payant directement le centre de formation. Vous n’avez aucune participation à fournir.