Pour travailler efficacement et finir ses tâches dans les meilleurs délais, il importe de bien gérer son temps. En effet, la gestion du temps est considérée aujourd’hui comme une discipline à maîtriser absolument pour être productif dans tous les domaines. Pour bien gérer son temps de travail, voici quelques astuces utiles à connaître.
Pour bien organiser son temps de travail, il est possible d’opter pour un logiciel de gestion des temps et des activités. Ces programmes informatiques ont le vent en poupe aussi bien chez les entreprises que chez les particuliers. En entreprise, ces logiciels facilitent et automatisent la gestion des horaires de travail des employés, de même que les feuilles de temps. Avec un tel programme, le personnel d’une structure pourra gagner en productivité, réduire les retards dans l’exécution des tâches, etc.
Cela vaut également pour les particuliers. Pour le grand public, les logiciels de gestion de temps prennent plutôt le nom de logiciels de gestion des tâches. Grâce à eux, les particuliers peuvent programmer et préparer leurs tâches à la l’avance. Cela, afin de pouvoir les finir à temps.
Planifier ses journées et définir ses priorités au travail permet de hiérarchiser les tâches. La planification est perçue comme la méthode de gestion de temps par excellence. En effet, elle permet d’organiser de manière correcte les travaux à effectuer. Aussi, offre-t-elle une vue précise sur chaque chose à traiter. La planification des tâches peut se faire quotidiennement, hebdomadairement ou mensuellement.
Par ailleurs, il faut songer à définir les priorités. En effet, après la planification, on se rend compte de l’immensité des tâches à réaliser selon le calendrier. Pour pouvoir les réaliser à temps, l’idéal reste de définir les priorités. En gros, il faut accorder son temps et son attention aux tâches les plus importantes et renoncer aux tâches superflues. Pour ce faire, les experts de la gestion du temps recommandent l’usage de la matrice d’Eisenhower ; très utile dans ce contexte.
Comme évoqué plus haut, la priorisation des tâches vise normalement à se détacher des travaux superflus. Dans ce contexte, une autre option est envisageable : la délégation. Déléguer les tâches superflues, c’est les confier à une ou plusieurs autres personnes. Cela permet de se concentrer uniquement sur les tâches les plus importantes. Cependant, il faut déléguer de manière efficace en suivant l’évolution des tâches confiées et en s’assurant que les délégataires soient vraiment capables d’effectuer le travail.
Par ailleurs, on recommande de déléguer le moins souvent possible ; surtout les tâches les plus complexes. Il est conseillé d’opter pour la délégation seulement lorsqu’on ne dispose plus d’assez de temps ou lorsqu’il y a d’autres priorités sur le moment.
Pour bien gérer son temps de travail et réaliser les tâches dans les délais impartis, les stratégies de « Timeboxing » et « Timeblocking » sont aussi très efficaces. Le Timeboxing, ou méthode du temps limité, consiste à effectuer les tâches en cours par bloc de temps. Cette stratégie s’avère efficace, notamment pour ceux qui comptent gérer une série de tâches de façon prévoyante, et ce, sans pour autant savoir la durée nécessaire à chaque tâche. Pour appliquer le Timeboxing, il suffit de scinder les grosses tâches en petites. De cette manière, chacune de ces petites tâches sera exécutée durant un temps approprié qui ne doit jamais dépasser 3 heures.
Concernant le Timeblocking (segmentation de temps), il consiste à subdiviser une période de temps (une journée, une semaine ou un mois) en plusieurs blocs. Ainsi, chaque bloc de temps sera exclusivement consacré à une grande tâche ou à diverses tâches connexes. La gestion du temps est alors facilitée et le rendement boosté.
On connaît tous la « to-do list ». Cette fameuse liste qui dresse l’ensemble des tâches à exécuter sur une période donnée. Le problème avec ce type de liste, c’est l’allongement. En effet, la to-do list s’allonge au fur et mesure que les tâches sont exécutées. Pour cette raison, certains coaches ont recommandé d’intégrer au maximum trois tâches pas jour sur la to-do list. D’autres en revanche ont préféré adopter une autre stratégie : la « not to-do list ».
La « not to-do list » consiste à consigner toutes les choses à ne plus jamais faire et à s’engager à ne plus les faire. Il s’agit généralement de tâches inutiles et chronophages que l’on peut même confier à autrui. Pour repérer ces tâches inutiles à intégrer dans la not to-do list, il faut passer la journée au crible. Puis, après identification, on les notera afin de les visualiser et les écarter. Ainsi, on aura une vue globale des tâches qui comptent réellement et auxquelles il faut consacrer plus de temps.
