Fondamentalement, le principe de facturer n’a que peu évolué depuis ses débuts. Une facture reste une trace officielle que l’on remet à son client. Elle sert principalement d’élément de contrôle légal, fiscal et comptable.
Ceci étant dit, que peut-on dire de la facture en 2021 ? Doit-on considérer cet acte de la même manière qu’en 1950, où une simple machine à écrire assorti de papier carbone permettait d’établir avec un délai très relatif le document espéré en double exemplaire ?
Objectif zéro papier
Combien de factures transitent encore par la Poste au format papier ? De moins en moins semble t-il. L’objectif zéro papier promis par nos administrations tend à converger vers une dématérialisation totale de la facturation. Depuis quelques années déjà, Chorus (le portail de réception des factures des administrations et collectivités publiques) n’accepte que des documents au format PDF a minima. D’ici 2024, il est prévu que l’ensemble des factures soit normalisé avec le format Facture-X, issu d’un projet d’harmonisation franco-allemand.
Il est clair aussi qu’en 2021, on préfère recevoir une facture au format PDF dans sa boite mail, plutôt que dans sa boîte aux lettres : moins de risque de pertes ou d’oublis, qu’on soit particulier ou entreprise.
Facturation et télétravail
2020 et la crise sanitaire, qui lui sera définitivement associée, a apporté de nouvelles pratiques de collaboration dans le milieu professionnel. Initialement sous la contrainte, le télétravail, jusqu’alors marginal, s’est organisé. Finalement, une autre façon de travailler a trouvé sa place.
Les méthodes de facturation des entreprises n’y ont pas échappé. Beaucoup d’entreprises ont dû s’organiser pour utiliser des outils collaboratifs. Les uns renseignent dans des devis, ou des commandes, les éléments permettant aux autres de finaliser les facturations. Les produits en mode SaaS (“le logiciel en tant que service” en français) ont convaincu le monde des entreprises. Comme pour un compte facebook, le SaaS n’est pas lié à une machine ou à un lieu. Un PC de bureau peut se transformer en tablette, à la maison, pour les uns, ou en laptop, pour les autres. Le dossier de facturation en ligne est un moyen de partager un espace collaboratif de suivi de son activité (factures, devis, règlements, impayés ou encore chiffre d’affaires) en temps réel.
Collaboration avec son Expert-Comptable
Les exigences fiscales en matière de TVA, ou d’Impôt sur les sociétés, nécessitent de remonter des informations qui prennent beaucoup de temps. Elles ne génèrent pas de plus value pour l’entreprise. Jusqu’alors, si on était organisé, on stockait ses factures au format PDF sur son disque dur, ou dans une boîte à chaussure quand on l’était moins.
Aujourd’hui les outils de facturation permettent d’ouvrir l’accès directement à son Expert-Comptable. Tout le monde y trouve son compte (sans mauvais jeu de mot). L’Expert peut ainsi récupérer les factures au format de son logiciel de comptabilité préféré. Il s’évite
au passage de longues heures de ressaisies et peut stocker en GED (Gestion électronique de documents) lesdites factures pour d’éventuels contrôles…
En définitive, la facturation en 2021 n’échappe pas aux grands concepts de la plupart des domaines d’applications des entreprises. On souhaite toujours aller plus vite, faire plus simple, et sécuriser le périmètre au maximum…Finalement facturer en 2021, c’est passer le moins de temps possible devant son écran pour se concentrer sur son vrai business !
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