Comment bailleurs et locataires peuvent mieux collaborer pour éviter les impayés ?

Le risque d’impayé de loyers reste un facteur important dans la gestion immobilière en France. En janvier 2025, le taux d’impayés de plus d’un mois s’élève à 3,43 % en Île de France (contre 2,58% en 2024) et 3,49% dans les grandes villes hors Paris. Chaque année, environ 1,5 million de ménages se retrouvent à un moment donné en situation de retard ou d’impayés. Ces impayés peuvent être liés à un oubli, une difficulté ponctuelle avec un financement imprévu ou une situation plus structurelle. Face à cette réalité, il est essentiel pour le bailleur de mettre en place des méthodes de prévention et d’entretien d’une relation de confiance avec ses locataires.

Prévenir les impayés grâce à une collaboration efficace

Sélection et prévention dès l’entrée du locataire

Pour anticiper les loyers impayés, le bailleur doit sélectionner son locataire avec soin. Plusieurs outils permettent d’évaluer la fiabilité d’un candidat :

• Vérification des antécédents professionnels et financiers,
• Analyse des quittances de loyers précédentes,
• Demande de preuves de revenus et références de propriétaires antérieurs.

Il est également crucial de rédiger un contrat de location clair et détaillé avec des clauses spécifiques sur les pénalités en cas de retard de paiement.

Si le locataire ne connaît pas les aides dont il peut bénéficier, il peut effectuer une simulation APL sur Mes Allocs pour savoir s’il est éligible.

Maintenir une communication régulière et empathique

Un contact régulier et ouvert avec le locataire permet de créer un climat de confiance, essentiel pour prévenir des malentendus et identifier rapidement les difficultés. Pour cela, le bailleur peut envoyer des rappels avant la date d’échéance pour permettre aux locataires d’y penser, les échanges par email, téléphone ou messagerie intégrée permettent également de faciliter le dialogue entre les deux. Le bailleur a intérêt à avoir une approche empathique dès le premier retard. Cette communication permet de résoudre les problèmes avant qu’ils ne deviennent ingérables.

Garanties et solutions techniques

Pour sécuriser les revenus locatifs, plusieurs stratégies sont recommandées :

• Garanties solides : Garantie Loyer Impayé (GLI), Garantie VISALE
• Automatisation des paiements : prélèvements automatiques ou virements programmés,
• Plans de paiement échelonnés : solution flexible pour les difficultés financières ponctuelles.

Que faire en cas de retard de paiement ?

Réagir dès le premier retard

Dès le constat d’un impayé, le bailleur doit prendre contact avec le locataire pour essayer de comprendre la situation. Ce premier contact permet d’identifier si le retard est ponctuel (oubli, incident) ou structurel, et d’ainsi proposer des solutions amiables comme un délai de paiement.

Une approche empathique permet souvent de résoudre le problème sans passer par des solutions légales ou judiciaires.

Recours légaux et interventions

Si le locataire ne régularise pas la situation malgré les tentatives de dialogue, le bailleur peut informer les organismes concernés pour proposer un plan d’apurement écrit, permettant d’étaler le paiement de la dette sur plusieurs mois.

En cas de loyer impayé, le bailleur doit ensuite activer les dispositifs de garantie : informer le garant, déclarer le sinistre auprès de l’assurance ou, lorsque la garantie n’est pas physique, mobilier la garantie VISALE.

Enfin, si le locataire bénéficie d’une APL, le bailleur se doit de déclarer l’impayé à la CAF dans les deux mois suivant le retard de paiement.

La procédure judiciaire est le dernier recours pour le bailleur : mise en action, puis action en justice via un commissaire.

Optimisation de la gestion pour le bailleur

La digitalisation de la gestion locative facilite la relation bailleur-locataire et réduit les impayés :

• Suivi automatisé des paiements et alertes en cas de retard,
• Gestion documentaire centralisée : contrats, quittances, et échanges accessibles facilement,
• Communication simplifiée grâce à des outils intégrés.

Ces solutions permettent de renforcer la collaboration et d’anticiper les problèmes avant qu’ils ne deviennent critiques.

Conclusion

Pour limiter les impayés de loyers, les bailleurs doivent combiner : prévention, communication et garanties.

Tout commence par une sélection rigoureuse des locataires et par des contrats clairs. S’ensuivent des échanges réguliers et empathiques, afin de créer un certain climat de confiance. Enfin, la mise en place des dispositifs financiers et outils digitaux adaptés permet de sécuriser la gestion locative et d’assurer le bon déroulement de la relation.

En informant les locataires sur les aides disponibles et en utilisant des solutions digitales comme Ublo, la relation bailleur-locataire devient plus saine et sécurisée.